Na een lang voortraject is de aanbestedingsprocedure voor 'Groot onderhoud Spijkerbuurt fase 1' afgerond. Het werk is gegund aan de aannemer Dusseldorp.
De gunning is mede geschied op basis van een kwaliteitsbeoordeling door een speciaal daarvoor ingestelde commissie. Naar aanleiding van de intensieve interactie met de wijkbewoners gedurende de voorbereidingen voor het groot onderhoud was besloten ook een vertegenwoordiger van de bewoners in deze commissie op te nemen. Aangezien ik met dit soort processen op een ander vlak zakelijk veel te maken heb gehad, ben ik door de Spijkerbrigade gevraagd deze taak op me te nemen.
De beoordelingscommissie was door de projectleider Anton de Kleijn samengesteld uit de diverse functies en stakeholders, die direct belang hebben bij een goede projectuitvoering:
Uitvoering
Groenspecialist
Projectleiding
Bewoners
De gunning is geschied volgens de zogenaamde EVMI-criteria (Economisch Meest Voordelige Inschrijving), waarbij op de aanbiedingsprijs een virtuele korting wordt toegepast als het uitvoeringsplan duidelijke kwalitatieve meerwaarde biedt. De meest voordelige inschrijving na aftrek van deze korting wint dan de aanbesteding, vooropgesteld dat de aanbieding verder aan alle (vorm) vereisten voldoet en niet onrealistisch is.
De taak van de beoordelingscommissie was om de uitvoeringsplannen individueel te beoordelen op deze kwaliteitsaspecten en het daarna in een vergadering eens te worden over de puntenverdeling.
Aangezien het geschatte uitvoeringsbedrag ruim onder de drempelwaarde voor een Europese aanbesteding lag, is door de gemeente besloten een onderhandse inschrijving te organiseren. Hiervoor zijn 4 regionale aannemers uitgenodigd, die ervaring met het type werk hebben, regelmatig voor de Gemeente Arnhem werken en op de voorkeurslijst staan (dus ook goed beoordeeld worden).
De kwaliteitscriteria, die voor de beoordeling gebruikt zijn, waren:
Omgevingsmanagement (communicatie met wijk, ontzorgen gemeente, omgang met klachten)
Uitvoeringswijze (grondstromen, logistiek, planning en flexibiliteit)
Groenplan (omgang met bestaande bomen, kwaliteit plantgoed, uitvoering)
De uitvoeringsplannen van alle aannemers gaven blijk van een intensieve voorbereiding en verdieping in de specifieke situatie in het Spijkerkwartier. Men heeft dus echt de moeite genomen een project-specifiek plan te maken.
Gedurende het beoordelingsproces hebben er een drietal zittingen plaatsgevonden en heb ik als bewoner inzage in alle bestekken en aanbiedingen gehad. Door de aannemers zijn er vervolgens presentaties met toelichting op hun plannen gehouden. In de beoordelingscommissie heeft er daarna een lange inhoudelijke discussie plaatsgevonden. Na opening van de aanbiedingen bleek, dat de partijen die naar oordeel van de beoordelingscommissie de beste uitvoeringsplannen hadden ingediend, ook de scherpere prijzen hadden aangeboden. Na verrekening van de virtuele korting bleek het aannemingsbedrijf Dusseldorp de winnaar. De sturing op kwaliteit in de uitvraag lijkt dus ook tot een betere uitvoeringsplanning en daarmee tot een (relatief) goedkoper plan te leiden. De raming van de aanneemsom wordt overigens wel overschreden.
Interessant was, dat er in de commissie duidelijke verschillen in de beoordelingen van diverse aspecten waren, die (deels) veroorzaakt leken door de verschillende rollen en ervaring van de deelnemers. Juist doordat de commissie de taak had tot een unanieme beoordeling te komen, werd iedereen ook gedwongen zijn argumentatie helder te hebben. Ik heb dit als een constructieve en open methode ondervonden, die inderdaad tot een kwalitatief goed en afgewogen resultaat leidt.
Interessant was verder, dat het Spijkerkwartier, door de actieve inbreng in de planningsfase, de Gemeente hier tot een nieuw format in de gunning heeft gebracht. Deze EMVI-inschrijving met participatie van een bewoner was de eerste die op dit gebied door de gemeente is uitgevoerd. Het was ook duidelijk dat iedereen hieraan nog aan moest wennen. Juist dat aspect leidde ook tot een wederzijds open en constructieve houding: we wilden er in het belang van de wijk (en dus van de Gemeente) een goed proces van maken.
Naar mijn mening is dat prima gelukt.
Derk te Bokkel